Bei einer gemeinsamen Prüfung lohnabhängiger Abgaben (GPLA) wird von einem Prüfer der Finanz oder der Gebietskrankenkassen die korrekte Abfuhr der Lohnsteuer, Krankenkassen-Beiträge und Lohnnebenkosten geprüft. Die Prüfer fordern immer mehr Lohnunterlagen, dies auch aufgrund des verschärften Gesetzes gegen Lohn- und Sozialdumping. Wir haben für Sie eine Checkliste zur Vorbereitung auf die GPLA zusammengestellt:
Zu Prüfungsbeginn zu übergeben:
- Lohnkonten, Lohnzettel
- Bilanzen, Saldenlisten
Lohnkonten dienen zur Überprüfung von:
- Gehältern, Löhnen, Sonderzahlungen
- Über- und Mehrstunden, Zeitguthaben
- Entgelte nach dem Ausfallsprinzip während Urlaub, Krankheit (sogenannte „Schnitte“ aus Überstunden und Zulagen)
- Entfernungs-, Gefahren- und Erschwerniszulagen
- Zahlungen aus Anlass der Beendigung eines Dienstverhältnisses
Bilanzen und Saldenlisten dienen zur Überprüfung von:
- Fremdleistungen: Werkvertrag oder Umqualifizierung in Dienstverhältnis
- KFZ-Aufwand und Firmenwohnungen: Sachbezüge berücksichtigt?
- Geschäftsführeraufwand: Lohnnebenkosten abgeführt?
- Freiwilliger Sozialaufwand, Werbeaufwand, Reisekosten: verstecken sich hier Incentives, Mitarbeiterrabatte, Betriebsfeiern, Mitarbeitergutscheine über den Freigrenzen?
Auf Aufforderung des Prüfers (griffbereit halten):
- Dienstverträge (zu empfehlen!), Dienstzettel (Mindeststandard), Praktikanten- und Volontärverträge, Werkverträge
- Geschäftsführerverträge
- Nachweise über Vordienstzeiten
- Vereinbarungen betreffend KFZ-Nutzung
- Fahrtenbücher, Kilometergeld-Aufzeichnungen
- Reiseabrechnungen
- Unterlagen über Gehaltsvorschüsse / Dienstnehmerdarlehen
- Unterlagen zu Karenz / Mutterschutz
- Berechnungsgrundlagen für Provisionen
- Arbeitszeitaufzeichnungen
- Aufzeichnung von Überstunden, Gleitzeit, Mehrstunden, Zulagen
- Urlaubs, Krankenstands- und sonstige Abwesenheitsaufzeichnungen
- Sachkonten und Anlagenverzeichnisse
- Kassabücher
- Lohnzahlungsnachweise und Bankbestätigungsbelege
- Nachweise steuerfreie Bezüge (pauschale Reise-Aufwandsentschädigungen)
