Ab 1.1.2016 gilt die Registrierkassenpflicht. Wer ist betroffen und was ist zu tun?
Registrierkassenpflicht
Unternehmen müssen ihre Barumsätze mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfassen, wenn
- ihr Jahresumsatz pro Betrieb 15.000 Euro übersteigt und
- die Barumsätze dieses Betriebes 7.500 Euro übersteigen.
Die Regelung gilt für alle betrieblichen Einkünfte, nicht aber für z.B. für Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung.
Barumsätze
Als Barumsätze gelten Zahlungen mit Bargeld, Bankomat- und Kreditkarte, Barschecks, ausgegebenen Bons oder Gutscheinen. Ob auch barbezahlte Zielumsätze – also Umsätze, die nicht sofort bezahlt werden müssen – zu den Barumsätzen zählen, wird derzeit noch beim Finanzministerium abgeklärt.
Welche Registrierkasse ist erlaubt?
Ab 1.1.2016 muss die Registrierkasse den Vorgaben der Kassenrichtlinie 2012 (KRL 2012) entsprechen. Es sind neben klassischen Registrierkassen auch sonstige elektronische Aufzeichnungssysteme wie Kassenwaage, Taxameter, ein normaler Computer oder eine Online-Kasse erlaubt. Eine Geldlade muss nicht zwingend verbunden sein.
Ab 1.1.2017 benötigen Registrierkassen und alle sonstigen elektronischen Aufzeichnungssysteme zusätzlich eine Sicherheitslösung. Diese ist in der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) beschrieben. Sicherheitslösung bedeutet, dass die Kasse einen besonderen Manipulationsschutz hat. Die Kasse und den Schutzmechanismus muss man via FinanzOnline bei der Finanz registrieren.
Tipp: Wer 2016 eine Registrierkasse benötigt, sollte sich beim Kauf garantieren lassen, dass spätestens ab 2017 die Sicherheitslösung funktioniert und nachgerüstet werden kann.
Ausnahmen
Es gibt nur wenige Ausnahmen von der Registrierkassenpflicht. Die folgenden Ausnahmen können die Tageslosung mittels Kassasturz ermitteln und brauchen keine Belege auszustellen.
- Kalte-Hände-Regelung: Umsätze im Freien ohne Verbindung zu einer fest umschlossenen Räumlichkeit und Jahresumsatz nicht mehr als 30.000 Euro.
- Unentbehrlicher Hilfsbetrieb von gemeinnützigen Körperschaften. Darunter fallen z.B. Sport- oder Kulturvereine.
- Kleines Vereinsfest im entbehrlichen Hilfsbetrieb.
- Neuautomaten, ab 2016 aufgestellt und mit Einzelumsätzen über 20 Euro (z.B. Tankautomaten) müssen die strengen Anforderungen erfüllen und elektronisch einzeln den Umsatz registrieren und Belege erteilen. Weiterhin befreit sind Automaten mit Umsätzen unter 20 Euro wie Zigaretten-, Kaffee- oder Dartautomaten.
- Altautomaten, bis Ende 2015 in Betrieb genommen, müssen bis 2026 keinesfalls nachgerüstet werden. Danach ist ein Nachrüsten erforderlich, wenn der Einzelumsatz 20 Euro übersteigt.
Erleichterungen
- Mobile Umsätze: Wer außer Haus einen Umsatz tätigt, darf diesen zuerst mit händischem Beleg bestätigen und muss dann bei der Rückkehr nacherfassen. Betroffen sind z.B. mobile Masseure, Tierärzte, Fremdenführer.
- Online-Shops: brauchen keine Registrierkasse. Belege müssen aber ausgestellt werden.
Steuerliche Förderung der Anschaffung
Die Finanz unterstützt die Anschaffung zwischen 1.3.2015 und 31.12.2016 mit einer Prämie von 200 Euro (bei Kassensystemen 30 Euro pro Erfassungseinheit). Dazu muss man einen Antrag mit der Steuererklärung stellen. Außerdem ist die Investition im Jahr der Anschaffung voll absetzbar.
Ab wann braucht man eine Registrierkasse?
Werden die Grenzen erstmalig überschritten, so beginnt die Registrierkassenpflicht mit dem viertfolgenden Monat nach dem UVA-Zeitraum, in dem die Umsatzgrenzen überschritten wurden. Beispiel: Ein Betrieb überschreitet in 11/2015 erstmalig die Grenzen: Registrierkassenpflicht bei monatlicher UVA 3/2016, bei quartalsweiser UVA 4/2016.
Werden die Grenzen in 2015 nicht erstmalig überschritten, sondern bereits davor, so braucht man ab 1.1.2016 eine Registrierkasse.
Belegerteilungspflicht
Mit der Registrierkassenpflicht wurde auch die Belegerteilungspflicht für Barumsätze eingeführt. Die betrifft auch Unternehmen, die keine Registrierkasse brauchen, weil sie unter den Umsatzgrenzen liegen oder weil sie keine betrieblichen Einkünfte haben. Dazu haben wir einen separaten Newsartikel.
Weitere Informationen
Finanzministerium Informationen zur Registrierkassenpflicht (wird laufend erweitert).
WKO Technologiepartner Kassensysteme (Liste mit empfohlenen Kassenanbietern – ohne Gewähr)
Fiskaltrust (in Kooperation mit A-Trust) – (Liste mit empfohlenen Kassenanbietern – ohne Gewähr)
